Zapytanie ofertowe nr 1/2020

Data publikacji: 02.04.2020
1. Nazwa i adres Zamawiającego
Stowarzyszenie Piłki Nożnej Osób Niepełnosprawnych „Amp Futbol”
Ul. Krośniewicka 15, 03-601 Warszawa
Adres strony internetowej: www.ampfutbol.pl

2. Opis przedmiotu zapytania
Przedmiotem zapytania jest usługa hotelowa i gastronomiczna dla uczestników Mistrzostw Europy Amp Futbol rozgrywanych w Krakowie, w terminie 13-20 września 2020 r., które są dofinansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na podstawie umowy nr ZZB/000579/BF/D z dnia 20.12.2019
Elementy zamówienia:
1. Usługa hotelowa:
1) Zakwaterowanie 286 zawodników i członków sztabów trenerskich w pokojach typu twin i pokojach typu single z łazienkami w terminie 12-21 września 2020 – 9 dób
2) Zakwaterowanie 16 opiekunów drużyn w 8 pokojach typu twin z łazienkami w terminie 11-21 września 2020 – 10 dób
3) Zakwaterowanie 5 osób z zespołu projektowego w 3 pokojach typu single i 1 pokoju typu twin w terminie 8-21 września 2020 – 13 dób
4) Śniadania w formie bufetu wliczone w cenę noclegu

2. Usługa gastronomiczna
1) 8 obiadów i 8 kolacji w formie bufetu (w tym posiłki wegetariańskie) dla 286 zawodników i członków sztabów trenerskich w terminie 12-20 września 2020
2) 9 obiadów i 9 kolacji w formie bufetu ( w tym posiłki wegetariańskie) dla 21 osób: 16 opiekunów drużyn i 5 członków zespołu organizacyjnego w terminie 11-20 września 2020

Wymagania jakościowe wobec obiektu:
a) Lokalizacja obiektu: Kraków. Obiekt powinien się znajdować w odległości nie większej niż 8 km od następujących obiektów sportowych: Stadion Cracovii przy ul. J. Kałuży 1, Stadion Prądniczanki przy ul. Św. A. Boboli 1 oraz Stadion Garbarni przy ul. Rydlówki 23
b) Standard hotelu – minimum ****
c) Dostępność minimum 115 pokojów typu twin i minimum 70 pokojów typu single w terminie 12-21 września 2020
d) Dostępność minimum 6 sal konferencyjnych o pojemności 20 osób każda
e) Dostęp do bezpłatnego Wi-Fi dla gości hotelowych

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV

55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55000000-0 – Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
55100000-1 – Usługi hotelarskie
55270000-3 – Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe
55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4. Termin i miejsce wykonania zamówienia:
Zamówienie należy wykonać na terenie miasta Krakowa w terminie 8-21 września 2020r.

5. Waluta w jakiej będą prowadzone rozliczenia związane z realizacją zamówienia
PLN

6. Opis sposobu przygotowania oferty

Wymagania podstawowe:
1) Oferta powinna być przygotowana wg wzoru FORMULARZ OFERTY (Załącznik nr 1)
2) Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty
3) Podpisy złożone przez wykonawcę powinny być opatrzone pieczęcią imienną i podpisem lub pieczęcią firmową i czytelnym podpisem
4) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę
5) Nie dopuszcza się możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących
6) Minimalny termin płatności od daty wystawienia faktury – 14 dni
7) Zamawiający zgadza się na płatność zaliczkową
Zawartość oferty:
Kompletna oferta musi zawierać:
1) Wycenę przedmiotu zamówienia w tym wyceny poszczególnych elementów zamówienia netto i brutto oraz wyceny całościowej netto i brutto (zał. nr 1)
2) Informacje potwierdzające spełnienie wymagań jakościowych (zał. nr 1)
3) Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych (zał. nr 2)

7. Osoba kontaktowa w sprawie niniejszego zamówienia
Bogna Czepułkowska, adres mailowy: bogna.czepulkowska@ampfutbol.pl

8. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty
Ofertę wraz z oświadczeniem prosimy przesłać elektronicznie na adres bogna.czepulkowska@ampfutbol.pl do dnia 10.04.2020 do godz. 24.00.
Oferty niekompletne, przesłane po terminie lub pod inne niż wskazane adresy nie będą rozpatrywane przez Zamawiającego.

9. Kryteria wyboru ofert
Zamawiający oceni i porówna oferty nie odrzucone z powodu braku spełnienia wymogów jakościowych przedstawionych w pkt. 1 oraz wymogów opisanych w pkt 6.
Wybór najlepszej oferty odbędzie się w oparciu o kryteria:
Łączna cena brutto za usługę noclegową i gastronomiczną – 100 %
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert:
Cena brutto każdej pozycji wymienionej w zapytaniu – 100%
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Cmin/Cbad) * 100%) * 100 = Ilość punktów
Gdzie:
Cmin – cena brutto oferty najtańszej
Cbad – cena brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały

10. Wybór ofert
Wybór ofert nastąpi w dniu 14.04.2020 i zakończony zostanie protokołem. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów oraz spełni pozostałe wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym. Oceny i wyboru ofert dokona Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji. Następnie, wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.
Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową oraz w formie ogłoszenia na stronie internetowej Zamawiającego niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 14.04.2020

11. Warunki udziału w postępowaniu oraz wymagane dokumenty
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:
posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2026 r.
Powyższe zapisy reguluje również załącznik nr 2.
12. Uwagi i postanowienia końcowe
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odwołania, unieważnienia lub zmiany zapytania ofertowego bez podania przyczyny Zamawiający zastrzega sobie możliwość nie podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji. Wszelkie koszty związane ze złożeniem oferty ponosi oferent.

13. Załączniki:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych